ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(TIVE) ET COMPTABLE

Territoire : MULHOUSE
Référence : GEBOSSE_1016
À partir du : 19/01/2023

Ce poste est à pourvoir en CDD TEMPS PLEIN jusqu’au 30.09.2023 dans l’une de nos entreprises adhérentes. Le poste est découpé en 2 thématiques : la comptabilité et l’administratif.

Sous la responsabilité de la Cheffe du Service Financier et RH de cette entreprise, vous aurez en charge les missions suivantes :

1) Pour la Comptabilité générale et la facturation :

– Participe à la codification et à la saisie les factures dachats, les factures clients, les mouvements des extraits bancaires
– Réalise les rapprochements bancaires
– Participe aux contrôles préparatoires des factures fournisseurs avant validation pour mise en paiement.
– Prépare le fichier de paiement des fournisseurs.
– Pour le contrôle de gestion :
– Saisie mensuellement certains éléments chiffrés dans le tableau des indicateurs
– Met à jour le tableau du coût de revient des véhicules
– Sous le contrôle du Responsable Finances, établit les factures de travaux, ventes de matériels et reconditionnement.
– Etabli les factures de maintenance après réalisation des contrôles par le SAV
– Participe aux relances clients

2) Pour la partie administrative :

– Interface efficace entre la direction générale et les services internes, les clients et les partenaires extérieurs.
– Effectue les opérations classiques de secrétariat : courrier, photocopie, archivage, gestion des appels téléphoniques et transmission des messages, mise à jour des bases de données (4D) et des fichiers, affranchissement du courrier, l’accueil des visiteurs.
– Gestion des fournitures de bureau (consultation, passage de commande, réception, distribution, rangement et contrôle de la facture).
– Mise à jour des dossiers informatiques clients
– Pour les offres : Réalisation du contrôle sous 4D avant présentation pour signature, édition, envoi et archivage des devis.
– Pour les contrats de maintenance : Calcul des tarifs, Etablissement des propositions (différents types de contrat), Suit les dates d’échéances des contrats et envoie les contrats 6 mois avant cette échéance, Relance pour l’obtention des retours des contrats.
– Pour les Appels d’Offres : Analyse le dossier d’appel d’offres sous l’aspect administratif, recense les éléments à produire, complète les formulaires nécessaires… Une fois le dossier complet, assure l’archivage en interne.
– Vérifie, codifie et met en paiement les notes de frais
– A la réception des commandes, rassemble tous les éléments pour la création du nouveau dossier.
– Rédige les supports de communication interne (note de service, compte-rendu, rapport…) à partir des instructions transmises et les soumet à la signature de la direction générale, puis assure la diffusion et l’archivage.
– Gère les demandes d’intérimaires sur chantiers selon éléments transmis par le service technique.

Salaire de 13 € à 15 € bruts de lheure, en fonction de lexpérience et du degré dautonomie.
Utilisation de Sage et du Pack Office Word/Excel
Connaissance du plan comptable

Planning de travail en journée du lundi au vendredi
Vous travaillerez sur le secteur de Mulhouse

Nous étudierons les profils du type DUT ou BTS Gestion/Comptabilité ou équivalent avec 3 ans dexpérience sur un poste similaire.
Date de démarrage dès que possible.