Ce poste est à pourvoir à MI-TEMPS pour commencer.
Chez GEBOSSE, vous choisissez votre temps de travail. Vous pouvez :
1 / Travailler à temps PLEIN par GEBOSSE, en temps partagé avec un complément d’heures dans une 2ème entreprise
2 / Combiner cet emploi avec d’autres activités
3 / Rester à temps PARTIEL
C’EST VOUS QUI DÉCIDEZ !
Sous la responsabilité du Dirigeant, l’assistant(e) de direction aura pour missions de :
BACK OFFICE ADMINISTRATIF :
– Traiter les appels téléphoniques, les mails, le courrier
– Transmettre les informations à chaque interlocuteur concerné
– Vérifier que les informations circulent ainsi que les échanges entre les différents interlocuteurs
– Planifier l’emploi du temps du dirigeant, prendre les RV
– Organiser les réunions
– Faire les comptes rendus de réunion et les diffuser aux différents partenaires
– Ordonner et gérer le secrétariat papier et informatique : traiter, ranger, archiver, et classer les documents
– Préparer les déplacements, réserver les billets/hôtel pour les voyages d’affaire
– Gérer le personnel salarié, y compris les stagiaires
COORDINATION DE PROJETS :
– Préparer les dossiers de candidatures pour les appels à projet
– Assurer le suivi, la vérification des documents,
– Mettre en place des tableaux de suivi, de gantt, d’outils pour visualiser dans le temps les diverses tâches composant chaque projet
– Traiter les échanges avec les partenaires, transmettre les informations, gérer les priorités, les urgences, les éléments nécessaires à l’avancement des dossiers
– Assurer le suivi exigé dans les dossiers de levée de fonds, crédit impôt recherche, MSA
– Relire les contrats avec le Dirigeant et les avocats
– Vérifier la légitimité des partenaires argées
Ce poste requiert de grandes capacités relationnelles, beaucoup de confidentialité et de discrétion.
Nous étudierons les profils de BAC à BAC+3 en Gestion / Assistanat de Direction / Manager / diplôme équivalent ou toute expérience avérée de 3 ans sur une fonction similaire.
– Maîtrise des techniques modernes de secrétariat, de la bureautique à la prise de notes en réunion, en passant par la réception d’appels téléphoniques
– Maitrise de l’anglais mais une formation pourrait être prévue. L’allemand serait un plus (au moins à l’oral)
Salaire : jusqu’à 16,48 € bruts de l’heure, selon expérience et degré d’autonomie.
Poste à mi-temps ou à temps plein si souhaité, à temps partagé.
CDI ou CDD par GEBOSSE.
Planning de travail à définir.
Télétravail possible une partie du temps.
