Ce poste est à pourvoir à TEMPS PLEIN dans l’unes de nos entreprises adhérentes.
Sous la direction du Gérant de l’entreprise, vous aurez en charge le secrétariat général et technique du Cabinet :
– Secrétariat Général :
. Accueil physique et téléphonique (standard)
. Filtrer les appels
. Rediriger les appels aux différents opérationnels de l’entreprise
. Traiter les mails
. Traiter le courrier entrant et sortant
. Scanner les documents importants pour les dossiers clients, classer, archiver
. Rédiger et mettre en forme les courriers sur Word
. S’assurer de la circulation des informations relatives aux dossiers clients (flux important)
. Prendre les rendez-vous
. Gérer les commandes de fournitures et matériel de bureau
. Assurer le rôle d’appui direct à la Direction
– Assistanat Technique :
. Organiser les réunions de chantier, les RV techniques ou clients
(nombreux dans la semaine)
. Organiser le planning général de l’entreprise, formaliser les invitations
. Faire les comptes-rendus de réunions et les transmettre aux interlocuteurs concernés par le dossier
. Pointage, contrôle des factures des entreprises selon devis établis en lien avec l’opérationnel du dossier client
. Assurer le rôle d’interface entre l’équipe technique et les interlocuteurs externes (clients, entreprises, partenaires…)
Outils utilisés sur ce poste :
– BUZZEE (CRM, gestion client)
– DEVISOC
– PACK OFFICE : Word, Excel
– Indisign (occasionnel) pour de la mise en page de documents
Ce poste requiert :
– Une aisance rédactionnelle, un Français irréprochable
– Une aisance relationnelle pour l’accueil et le contact de nombreux interlocuteurs différents
– Une compréhension des phases que composent chaque dossier client et les différents intervenants concernés
Nous étudierons les profils de BAC à BAC +3 secrétariat/gestion/assistanat de direction/comptabilité et/ou équivalent ayant une expérience similaire d’au moins 3 ans.
Poste qui requiert une autonomie de travail.
Salaire de 2 210 € bruts mensuel, selon expérience et degré d’autonomie.
Horaires de travail : 8H00/12H00 – 14H00/17H00, du lundi au vendredi
CDI par l’entreprise.
