Profil : ASSISTANT DE DIRECTION

ASSISTANT(E) DE DIRECTION

Ce poste est à pourvoir à TEMPS PLEIN dans l’unes de nos entreprises adhérentes.

 

Sous la direction du Gérant de l’entreprise, vous aurez en charge le secrétariat général et technique du Cabinet :

 

– Secrétariat Général :

. Accueil physique et téléphonique (standard)

. Filtrer les appels

. Rediriger les appels aux différents opérationnels de l’entreprise

. Traiter les mails

. Traiter le courrier entrant et sortant

. Scanner les documents importants pour les dossiers clients, classer, archiver

. Rédiger et mettre en forme les courriers sur Word

. S’assurer de la circulation des informations relatives aux dossiers clients (flux important)

. Prendre les rendez-vous

. Gérer les commandes de fournitures et matériel de bureau

. Assurer le rôle d’appui direct à la Direction

 

– Assistanat Technique :

. Organiser les réunions de chantier, les RV techniques ou clients

(nombreux dans la semaine)

. Organiser le planning général de l’entreprise, formaliser les invitations

. Faire les comptes-rendus de réunions et les transmettre aux interlocuteurs concernés par le dossier

. Pointage, contrôle des factures des entreprises selon devis établis en lien avec l’opérationnel du dossier client

. Assurer le rôle d’interface entre l’équipe technique et les interlocuteurs externes (clients, entreprises, partenaires…)

 

Outils utilisés sur ce poste :

– BUZZEE (CRM, gestion client)

– DEVISOC

– PACK OFFICE : Word, Excel

– Indisign (occasionnel) pour de la mise en page de documents

 

Ce poste requiert :

– Une aisance rédactionnelle, un Français irréprochable

– Une aisance relationnelle pour l’accueil et le contact de nombreux interlocuteurs différents

– Une compréhension des phases que composent chaque dossier client et les différents intervenants concernés

 

Nous étudierons les profils de BAC à BAC +3 secrétariat/gestion/assistanat de direction/comptabilité et/ou équivalent ayant une expérience similaire d’au moins 3 ans.

 

Poste qui requiert une autonomie de travail.

 

Salaire de 2 210 € bruts mensuel, selon expérience et degré d’autonomie.

 

Horaires de travail : 8H00/12H00 – 14H00/17H00, du lundi au vendredi

 

CDI par l’entreprise.

 

ASSISTANT(E) DE DIRECTION

Ce poste est à pourvoir à MI-TEMPS pour commencer.

 

Chez GEBOSSE, vous choisissez votre temps de travail. Vous pouvez :

 

1 / Travailler à temps PLEIN par GEBOSSE, en temps partagé avec un complément d’heures dans une 2ème entreprise

2 / Combiner cet emploi avec d’autres activités

3 / Rester à temps PARTIEL

 

C’EST VOUS QUI DÉCIDEZ !

 

Sous la responsabilité du Dirigeant, l’assistant(e) de direction aura pour missions de :

 

BACK OFFICE ADMINISTRATIF :

– Traiter les appels téléphoniques, les mails, le courrier

– Transmettre les informations à chaque interlocuteur concerné

– Vérifier que les informations circulent ainsi que les échanges entre les différents interlocuteurs

– Planifier l’emploi du temps du dirigeant, prendre les RV

– Organiser les réunions

– Faire les comptes rendus de réunion et les diffuser aux différents partenaires

– Ordonner et gérer le secrétariat papier et informatique : traiter, ranger, archiver, et classer les documents

– Préparer les déplacements, réserver les billets/hôtel pour les voyages d’affaire

– Gérer le personnel salarié, y compris les stagiaires

 

COORDINATION DE PROJETS :

– Préparer les dossiers de candidatures pour les appels à projet

– Assurer le suivi, la vérification des documents,

– Mettre en place des tableaux de suivi, de gantt, d’outils pour visualiser dans le temps les diverses tâches composant chaque projet

– Traiter les échanges avec les partenaires, transmettre les informations, gérer les priorités, les urgences, les éléments nécessaires à l’avancement des dossiers

– Assurer le suivi exigé dans les dossiers de levée de fonds, crédit impôt recherche, MSA

– Relire les contrats avec le Dirigeant et les avocats

– Vérifier la légitimité des partenaires argées

 

Ce poste requiert de grandes capacités relationnelles, beaucoup de confidentialité et de discrétion.

 

Nous étudierons les profils de BAC à BAC+3 en Gestion / Assistanat de Direction / Manager / diplôme équivalent ou toute expérience avérée de 3 ans sur une fonction similaire.

                

– Maîtrise des techniques modernes de secrétariat, de la bureautique à la prise de notes en réunion, en passant par la réception d’appels téléphoniques

 

– Maitrise de l’anglais mais une formation pourrait être prévue. L’allemand serait un plus (au moins à l’oral)

 

Salaire : jusqu’à 16,48 € bruts de l’heure, selon expérience et degré d’autonomie.

 

Poste à mi-temps ou à temps plein si souhaité, à temps partagé.

 

CDI ou CDD par GEBOSSE.

Planning de travail à définir.

Télétravail possible une partie du temps.

ASSISTANT(E) DE DIRECTION

Ce poste est à pourvoir à temps PARTIEL :  3 JOURS par semaine.

 

Chez GEBOSSE, vous choisissez votre temps de travail. Vous pouvez :

 

1 /  Travailler à temps PLEIN par GEBOSSE, en temps partagé avec un complément d’heures dans une 2ème entreprise

 

2 /  Combiner cet emploi avec d’autres activités

 

3 /  Rester à temps PARTIEL

 

C’EST VOUS QUI DÉCIDEZ !

 

Sous la responsabilité du Directeur, les missions sont les suivantes :

 

– Tableau de suivi des affaires en cours

– Traitement des assurances, des sinistres

– Facturation

– Relances des paiements

– Suivi des règlements

– Tenue des comptes bancaires

– Suivi des fournisseurs

– Suivi de la formation professionnelle pour les salariés

– Préparation des variables de paie, notification des heures et des absences

– Support aux dossiers commerciaux

– Lien avec le comptable pour la préparation du bilan

 

Utilisation du PACK OFFICE.

 

Nous étudierons les profils de BAC à BAC + 3 Assistanat/Gestion/ Direction ou toute expérience avérée d’au moins 3 ans sur une fonction similaire.

 

Une connaissance des marchés publics serait un plus.

 

Salaire : 15 € de l’heure à définir

selon expérience et degré d’autonomie – Tickets Restaurants

 

CDI – Planning de travail à définir.

ASSISTANT(E) DE DIRECTION

Ce poste est à pourvoir à TEMPS PLEIN dans l’une de nos entreprises adhérentes.

Sous la responsabilité du Gérant, les missions sont les suivantes :

– Gestion des appels entrants
– Relation directe avec les notaires et autres interlocuteurs des dossiers de vente
– Traitement des correspondances, mails, courriers
– Préparation et rédaction des comptes rendus de réunion
– Rédaction des PV de réception de chantier, envoi aux différents interlocuteurs concernés par les projets
– Vérification des attestations d’assurance
– Recherche des éléments nécessaires à l’étude de la faisabilité des projets
– Suivi des dossiers d’études jusqu’à leur finalité
– Relation client directe
– Mise en place et suivi du plan de communication
– Gestion du webmarketing
– Demande de devis, facturation pour les éléments de communication

Nous étudierons les profils de BAC à BAC +3 Assistant de Direction / Manager/Gestion PME-PMI ou toute expérience avérée d’au moins 3 ans sur une fonction similaire.

Salaire de 2 200 € bruts par mois selon expérience et degré d’autonomie. Poste en CDI, temps plein.